＜電子定款の作成を代行してもらう理由とその方法とは？＞
会社を設立する際には「会社の憲法」ともいわれる定款を公証役場の公証人に認証してもらわなければいけません。最近、紙の定款ではなく電子定款を採用する企業が増えています。電子定款をより気軽に利用するならば、設立代行業者への依頼がお勧めです。代行業者を利用するメリットや選ぶ方法について解説しましょう。
■そもそも定款とは？
株式会社設立の際は、活動の目的や組織の基本規則などを記した定款という書類を公証役場に提出して認証してもらうことがスタートになります。これまでは紙の書類で作成して、発起人全員で署名を行い公証人に認証してもらうという流れになっていましたが、最近では電子定款を利用する人が増加中です。
電子定款のメリットは紙の定款のように印紙代4万円がかからないという点です。電子定款は電子情報であるため印紙税法の対象外となるのです。
ただし、電子定款にももちろんデメリットはあります。それは、電子証明書の署名にソフトや電子機器が必要で、もしその環境を自分でそろえるならば4万円以上かかってしまいます。これでは電子定款にして印紙代4万円を節約した意味がなくなってしまうともいえます。
さらに、申請した電子定款の内容に誤りがあった場合、再申請に手間もコストもかかってしまいます。申請料を二重に支払わなければいけないというような最悪の事態もあるのです。そのようなケースを避けるにはどうすればいいのでしょうか。
■電子定款の代行業者を利用するメリット
お得に電子定款の認証を得たいならば、設立代行業者に依頼するというのが一つの方法です。リーズナブルな設立代行業者を利用すれば自分でソフトや電子機器をそろえるよりもはるかに安く、早く、正確に定款を作成することができます。
電子定款を設立代行業者に依頼する理由としては、時間の節約があげられます。電子定款というと、メールのやり取りなどでオフィスにいながらにしてすべてが完結するイメージを抱く人も多いかもしれませんが、それは間違いです。
まず、電子定款には電子署名が必要ですが、個人の電子署名を有効なものにするためには市区町村窓口などで電子証明書付き住基カードなどを発行してもらわなくてはいけません。電子証明書はいわば印鑑証明のようなもので、これがなければ電子署名を有効なものにすることはできないのです。
公証役場に定款の認証を申請する際には電子定款のPDFを添付メールで送信することはできます。しかし、実際に認証を得た電子定款は添付メールで送ってもらうことはできません。必ず公証役場に出向いてその場でCD-RやUSBメモリ等に保存しなければいけないのです。
このように電子定款の発行にはいろいろな場所に出向かなければならず、起業に向けて忙しい毎日を過ごしている人はなかなかその時間を作るのは難しいのではないでしょうか。時間を有効活用するためにもぜひ利用したいのが、電子定款作成の代行サービスなのです。
■電子定款の代行業者を選ぶ注意点
電子定款の代行業者を探していると税理士の顧問契約が必須という業者が少なからずあることが分かります。会社設立時だけではなく、その後の経理事務などもアウトソーシングをしたいと考えているならばそういった業者を選ぶのもいいかもしれません。
例えば、会社設立時の費用は0円で、その後税理士の顧問契約とセットにしている代行業者があります。初期費用0円というのについ飛びつきそうになりますが、設立後の税理士顧問契約を必要としていないならば、そのような業者を選択するのは得策ではありません。
中には電子定款の代行だけを依頼したいという人も当然いるはずです。そのような場合には会社設立代行のみを専門としている業者で十分といえます。Adobe Acrobat、電子証明書カードリーダライタ、電子証明書に対応できるソフトなどを完備していて、なおかつ会社設立のサポート経験が豊富な業者ならば信頼できるといえるでしょう。
■電子定款を代行業者に依頼する方法
電子定款の代行を依頼するには、まず電話やメールなどで無料相談を利用します。業者選びの注意点を踏まえて、最適の代行サービスを選択するようにしてください。
業者が決まったらいよいよ電子定款の作成ですが、そもそもどのような内容を盛り込めばいいのか分からないという人も少なくないかもしれません。そのような際もこれまで電子定款の作成実績が十分にある業者ならば必要事項をヒアリングしてくれるため任せて安心です。
電子定款の内容が整ったら、捺印が必要になります。電子定款は電子署名が必要になりますが、この時に必要な電子署名は、設立代行業者（行政書士等）の電子署名となり、設立代行業者にお願いできます。本業に集中したい人にとっては嬉しいサービスといえるでしょう。
公証役場の認証をもらった電子定款の受け取りも、別途料金を払えば、設立代行業者に依頼できることがあります。定款の謄本、ダウンロードしたCD-RもしくはUSBも会社まで届けてもらえるため、費用はもちろん時間も節約したいという人にピッタリのサービスといえるでしょう。ぜひ、会社設立の際には電子定款を設立代行業者に依頼してみてはいかがでしょうか。
